Temporada de agendas

Los últimos meses del año son, entre otras cuestiones, temporada de agendas. El comienzo del verano en el hemisferio sur llega con una carga importante de reuniones, listas de compras y la planificación de las vacaciones estivales. Además, para los seguidores de las agendas, noviembre, diciembre y enero son estratégicos para la elección y puesta en funcionamiento de un elemento esencial para gestionar su vida cotidiana.

Para algunos, fin de año parece ser un tiempo de decantación en el que confluyen diversas actividades, y configura el momento propicio para preparar el terreno del siguiente año. Por eso, Sylvia (docente de gastronomía) cuenta que se toma el tiempo para elegir la agenda. Y agrega: “uno o dos meses antes de terminar el año, ya la tengo conmigo para comenzar a escribir fechas importantes, cumpleaños, etc.”.

En cambio, otros prefieren que el verano se asiente y tome su curso: las jornadas calurosas de enero, febrero y hasta marzo son adecuadas para plantear el mapa del año en la agenda. Gabriela (profesora de inglés) confiesa: “comienzo a usarla con fuerza en febrero y, si la compro a fin de año, aprovecho para anotar los cumpleaños, las fechas importantes y alguna que otra actividad ya pautada de antemano”.

En tiempos de tecnología digital, las agendas en papel se perpetúan con significativa presencia y se torna muy difícil determinar la relación y predominio de alguno de los sistemas. Para la Profa. Susana Reyno, subdirectora del Instituto Metodista Universitario Crandon ―institución referente en la formación en Secretariado―, las agendas en papel “seguirán vigentes mientras los analógicos sigan trabajando”. La docente agrega que la tecnología suplirá a los otros medios, puesto que “en las herramientas digitales se puede agendar a largo plazo”.  El ejemplo más contundente es el de los cumpleaños, que ya no deben escribirse año a año, acota.

Aunque los teléfonos inteligentes han aportado portabilidad y muchas funcionalidades, las agendas físicas no solo continúan con vida, sino que parecen energizar su presencia en ciertos ámbitos y en especial entre las mujeres, pues parece ser una costumbre más femenina. Quienes continúan con el formato tradicional de agenda en papel, esgrimen diversas razones.

Dayana (empresaria) dice que prefiere la agenda en papel porque tiene memoria visual y escribir la ayuda a recordar. La electrónica se la reserva para los cumpleaños, por ejemplo, “por la comodidad de no volver a agregar la información año a año”. Para Laura (profesora de inglés), resaltar con colores sobre el papel, usar marcadores magnéticos, autoadhesivos, tachar, corregir y agregar comentarios es un mecanismo de apropiación de su agenda, que siente como “casi un ser vivo”, agrega.  Andrea (bibliotecóloga), fiel a su profesión, elige la agenda física porque necesita “tener por escrito las actividades, los gastos ya pagados y las facturas pendientes. Es una cuestión de orden y organización”.

Las agendas también se usan como carpeta o sobre para portar documentos. En ese caso, los usuarios las eligen con cierre o elástico, para no perder el material. Gabriela (médica) dice que ya no usa la agenda clásica porque se acostumbró al celular, pero está tan unida a ella que la sigue eligiendo para llevar todo tipo de papeles. María Laura (secretaria) usa la agenda para consignar fechas cruciales: el médico de los niños, los vencimientos de las facturas, las reuniones. En algún tiempo probó una digital y asegura que no se adaptó porque su agenda “tiene que tener un lugar para llevar anotaciones y recibos”.

Hay una vínculo de apropiación física con la agenda, por el contenido y por la forma. Para algunas personas, la relación de dependencia es tal que si no la tienen sienten desprotección (Gabriela, profesora de inglés), enojo (Silvana, productora agropecuaria) o la convicción  de que algo harán mal (Mónica, docente de matemática).

Otros, en cambio, toman mayor distancia. María de los Ángeles (profesora de informática) ha incursionado en el mundo digital y dice que antes se desesperaba cuando no tenía la agenda en papel, pero desde que usa la digital “lo importante está ahí o sea que no es tan grave”. Rosita (jubilada), la sigue usando, pero siempre en su casa. “Si salgo no la llevo, miro antes lo que tengo que hacer”. ¡Una forma muy pragmática de no perderla!

El mercado nacional e internacional ofrece los más diversos diseños y las tendencias parecen maximizarse. En relación con el tamaño y el formato, Valentina (nutricionista) siempre elige la misma y es indispensable que tenga “semana a la vista”. Rita (odontóloga) la usa con los mismos fines y necesita que el horario sea amplio, de 8 a 20. En cambio Sylvia (docente de gastronomía), necesita cambiar de diseño todos los años, como si eligiera renovarse a través de la agenda.

La semana a la vista parece ganar terreno por practicidad en la planificación y porque además, las de día a día suelen ser más grandes y ocupan más lugar. Las de planificación semanal libre que no llevan fechas no son muy habituales en el mercado uruguayo y las agendas más pequeñas (A5, A6, personal o pocket) con semana a la vista parecen ser las preferidas, porque son portables y entran en cualquier cartera, bolso o mochila. El tamaño es decisorio y las vidrieras (las físicas y las digitales) que ofrecen agendas manejan muy bien las ventajas de cada una. Al respecto, Mónica (profesora de matemática) expresa: “el primer requisito es que sea liviana, porque la carga diaria ha dejado huellas en mi espalda. El segundo es que no sea pequeña ni grande, debe ser de tamaño medio y que permita ver la semana entera con espacio suficiente para escribir”.

Algunas agendas incluyen una planificación mensual, páginas para anotaciones específicas, seguimiento de tareas y esquemas para presupuestos. Los agregados (frases inspiradoras, calendario lunar, anotaciones importantes) parecen ser amplísimos y varían según la temática que oscila de las más barrocas a las más espartanas. Las hojas también varían, no solo en gramaje, sino en presentación: en blanco, con rayas, cuadriculado y con puntos, incluso. Las hay encoladas, con anillas o cuadernillos (midori) y las de recambio, en las que la cubierta es esencial.

Las recomendaciones para elegir “la mejor” agenda, la entrañable y la más práctica son disímiles porque los gustos varían significativamente. Más allá de modelos y marcas, de cuero o de tela, tapa dura o blanda, Laura (profesora de inglés) dice que lo más disfrutable es “armarla a la medida”. Valentina (nutricionista) sugiere usar autoadhesivos para cambiar de lugar las tareas que se posponen o repiten y María Laura (secretaria) recomienda que el material externo sea fácilmente limpiable, pues su agenda suele convivir con sus niños y le gusta que esté prolija. Mónica (docente de gastronomía) que ahora usa el calendario de Google y las notas digitales, dice ser consciente de que “escribir en el papel tiene su encanto”, como si anhelara el tiempo en el que se apropiaba de su agenda a través del trazo de la escritura.

Dónde comprar agendas en Uruguay

Aurora Prints & Goods
Garniè
La Papelaria
Moleskine Uruguay
Perica encuadernación artesanal

Breve diccionario

A5: mitad de un A4 / A6: mitad de un A5 / Midori: cuadernillos con cubierta, comúnmente de piel o cuero / Personal: 95 x 171 mm, muy habitual en las agendas Filofax (con anillas) y PaperBlanks  / Pocket: 81 x 120 mm, se encuentra en agendas Filofax

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Un método para consignar tareas y ordenar actividades casi a la medida de cada usuario

 

Usé agendas clásicas hasta hace unos años atrás, me encantaban las de semana a la vista y eran mis aliadas para cumplir con obligaciones, actividades y tareas. También las usaba como directorio telefónico. ¿Se acuerdan de aquellos tiempos? Esa costumbre revela que tengo más de 40, sin lugar a dudas…

Con el advenimiento del mundo digital y en particular con la tableta, probé una agenda que amé tanto como a las anteriores. Podía indicar reuniones, armar citas y tareas periódicas, cambiar fechas, agregar o quitar datos, etc. Le faltaban los dibujos, las anotaciones al margen, alguna frase inspiradora y los recuerdos que se entretejían entre las páginas de las agendas clásicas. Aún así, cumplía con su cometido principal. Pero un buen día esa agenda (la Muji) se desactualizó, pues sus creadores dejaron de darle soporte técnico y entonces no pude usarla más.

Probé varias más, pero ninguna cumplía los requisitos. El celular y la tableta fueron ganando terreno y con algunas otras herramientas procuré suplir la agenda. Por eso comencé a usar diversas aplicaciones: el calendario (sincronizado con el del trabajo), un sencillo administrador de tareas y el Google Keep para ideas y anotaciones más largas.

Con estas herramientas pongo orden, pero sin sentir la experiencia antropológica del lápiz y el papel y entonces, para ciertas tareas y actividades, volví los orígenes. A pesar de ser muy tecnológica, la fusión de una hoja y algo para escribir (bolígrafo o lápiz) me permite abordar las cuestiones de otra manera, pensar desde otro ángulo, mirar, enfocar y decidir. La vuelta y el encuentro —con el que considero el mejor sistema— fue casuística.

Casi al principio de la investigación de mi tesis de Maestría, en marzo de 2015, y de la mano de la serendipia encontré la herramienta para planificar tareas y actividades: el Bullet Journal (BJ). En internet hay cientos de referencias, así que no ahondaré en su origen, creador y evolución. Fue tan bueno —amor a primera vista— que además de la tesis, comencé a usarlo en el trabajo y en las libretas que atesoro para otros fines (escritura por placer y proyectos puntuales).

La clave del BJ, que es un sistema lineal, es comenzar por numerar la libreta o cuaderno. De esta manera, comienza el “proceso de acercamiento y apropiación” que he descubierto que para mí es muy importante, pues debo sentir que el soporte es una extensión de mi persona. Luego se arma la tabla de contenido o sumario, ¡otro elemento fundamental para quienes amamos el orden!, que se ubica generalmente al inicio. Y, finalmente se despliega el contenido propiamente dicho (tareas, ideas, reuniones y todo lo que el usuario quiera).

Cada tarea o acción se detalla en una línea, pues el sistema es sintético (aspecto que valoro mucho). Yo siempre utilizo cuadrados pequeños; pero como el BJ es “configurable a la medida”, hay quienes usan diversos símbolos: círculos para las entrevistas y citas, cuadrados para las tareas, triángulos para las ideas y un largo etcétera.

Cuando la tarea está pronta, dibujo dos líneas a modo de x; si está en curso, una sola de ángulo a ángulo. De esta manera, a golpe de vista, es posible evaluar y saber “cómo va la cosa”. Al finalizar el día, la semana o el mes, planifico el siguiente con las tareas pendientes o en curso.

Para la tesis, el BJ fue fundamental. En esa bitácora consigné todas las decisiones que después volqué en el capítulo metodológico. También los avatares, las ideas, las reuniones con la tutora, las dudas y los aspectos a mejorar. Cada tanto, revisaba las páginas y de esa manera nada se me escapó. La bitácora y el plan metodológico de la tesis fueron el corazón de esa investigación que podría volver a realizar casi a oscuras, pues ambas herramientas fueron estructurales.

En el trabajo, en una libreta tamaño A5, despliego mi día laboral. La mayor parte de las tareas se han originado con anterioridad, algunas las consigno a principio de mes, incluso. En el correr de cada jornada surgen nuevas actividades, solicitudes o reuniones que también quedan registradas en mi método BJ (que me sirve para saber qué hice cada día).

En varias ocasiones me han preguntado por qué no uso un potente gestor de tareas y la verdad es que he probado muchos. En líneas generales, me quedo con este porque básicamente me gusta escribir a mano, necesito hacerlo para pensar mejor (a pesar de ser casi adicta a la tecnología) y porque ya uso muchos programas (mi navegador abre entre 8 y 10 páginas a diario).

Además, el BJ se adapta a cada persona, necesidades y gustos. Sigo varias páginas en Facebook y a la etiqueta en Twitter y algunos, los más creativos, impregnan sus BJ con espléndidos dibujos y decorados. El mío es escueto, quizás porque así concibo el orden. A través de mis cuadernos Bullet Journal procuro ser espartana y sintética, ya que no lo soy en mis ideas y expresiones.

El sistema Bullet Journal es perfecto para los que adoran las listas y para quienes aman tachar tareas. Su forma lineal de ordenar las ideas, actividades y tareas permite estructurar los ítems de una manera clásica, natural y metódica.

Hay cuadernos especialmente diseñados para el sistema, pero lo importante es que puede armarse con cualquier material físico, alcanza con un par de hojas y listo. En Montevideo actualmente hay varias papelerías que venden libretas preciosas, con renglones, en blanco y las de hojas cuadriculadas (¡que me atraen muchísimo, por otra parte!); las hay de tapa dura, con dibujos infantiles, flores, garabatos y las especialmente diseñadas para tomar notas en los viajes.

Como mencionaba anteriormente, me parece importante que tengan elástico para que no se estropeen las hojas. También me gusta usar diversos colores para escribir y en particular escribo con bolígrafos de gel porque se deslizan mejor. A veces, vuelvo al lápiz que siempre es muy amigable y ofrece una experiencia primitiva de contacto con el papel.

Quizás Bullet Journal sea todo un descubrimiento para ti; si te interesa, te sugiero que busques en Google y te sorprenderás, ya que hay tutoriales muy sencillos  y en las redes sociales (Instagram, Pinterest y Facebook) ejemplos artísticos que son una verdadera inspiración.